TSE-Pflicht für Kassensysteme
Seit dem 1. Januar 2023 dürfen keine elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden.
Warum ist die TSE wichtig für Dein Kassensystem? Welche Daten speichert die TSE? In welchem Format werden die Daten dem Prüfer des Finanzamts zur Verfügung gestellt?
Auf dieser Seite haben wir alle wichtigen Informationen über die TSE gesammelt, sodass Du den Überblick nicht verlierst.
Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Als TSE wird ein Sicherheitsmodul bezeichnet, das alle Geschäftsvorfälle lückenlos und unveränderbar dokumentiert. Dank des einheitlichen Formats der Daten können Finanzbehörden die Auszeichnungen jederzeit prüfen. In einfachen Worten bedeutet die TSE – Sicherheit und Schutz vor Manipulationen.
Wer ist von der TSE betroffen?
Jedes Unternehmen, das mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion arbeitet, muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung integrieren. Damit sind elektronische, computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen gemeint.
Die offene Ladenkasse ist weiterhin erlaubt. Es ist aber zu bemerken, dass ein vollständiges, ordnungsgemäßes Kassenbuch auch für Gastronomen und Einzelhändler mit der offenen Ladenkasse Pflicht. Für bargeldintensive Betriebe kostet es selbstverständlich eine Menge Zeit. Das webbasierte Kassensystem kann in diesem Fall eine gute Alternative sein.
Die Hardware-Lösung für die TSE
Falls Du Dich für die Hardware-TSE-Lösung entscheidest, brauchst Du eine spezielle fingernagelgroße Micro SD-Karte. Sie wird mit einem vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierten USB Adapter ausgeliefert. Durch diesen Sicherheitschip werden die Daten verschlüsselt. Somit werden alle möglichen Manipulationen an der Kasse verhindert.
Abb.: Epson TSE
Die technische Sicherheitseinrichtung wird ganz einfach in den Rechnungsdrucker eingesteckt. Pro Rechnungsdrucker wird eine TSE benötigt (NUR der Drucker, über den die Rechnung gedruckt wird). Dies gilt nicht für Küchendrucker oder Getränkedrucker.
Welche Daten speichert die TSE?
Dank der technischen Sicherheitseinrichtung werden alle Kassenvorgänge nicht nur auf dem Kassenbon aufgezeigt, sondern auch direkt im Kassensystem gespeichert und protokolliert. Es geht um:
• Rechnungen,
• Bestellungen,
• Eintragungen ins Kassenbuch.
Manipulationen mit den Daten sind automatisch ausgeschlossen. Das heißt tatsächlich, dass man nachträglich keine Veränderungen mehr vornehmen kann. Die Daten lassen sich außerdem nicht löschen.
Was macht die DSFinV-K? Wichtige Exportschnittstelle für Deine Kasse
Ein paar Klicks und alle steuerlich relevanten Daten aus Deiner Kasse stehen dem Finanzamt zur Verfügung. Der Export von Daten wird über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) durchgeführt. Die Übertragung passiert lückenlos und fehlerfrei, da die erforderlichen Daten einheitlich strukturiert und bezeichnet sind. Das 3POS-Kassensystem ist mit der DSFinV-K-Schnittstelle ausgestattet, so dass Du schnell die entsprechenden Berichte finden kannst. Gehe einfach auf Einstellungen –> Fiskalisierung –> DSFinV-K-Export. Dann wähle den Zeitraum und die Datei aus und klicke auf HERUNTERLADEN.
Die TSE-Signatur auf dem Kassenbon oder im QR-Code
Seit 1.1.2020 sind alle Nutzer elektronischer Aufzeichnungssysteme verpflichtet, für jeden Geschäftsvorfall einen Kassenbon auszuhändigen. Auf jedem Beleg muss unbedingt die sogenannte TSE-Signatur (der Signaturzähler mit den Informationen zur TSE) vorhanden sein.
Die Signaturdaten über technische Sicherheitseinrichtung müssen in einer für Kunden lesbaren Form gedruckt werden. Alternativ kann man auch den Signaturzähler im QR-Code hinterlegen. Mit dem 3POS-Kassensystem ist es möglich, den Kassenbon als QR-Code auf dem Kundendisplay anzeigen lassen. Somit entfällt komplett der Belegdruck, was zur Einsparung von Ressourcen und zur Kostenreduzierung führt.
Ab wann gilt in Deutschland die TSE-Pflicht?
Die letzte Deadline zur TSE-Aufrüstung ist abgelaufen. Zunächst mussten alle elektronischen Aufzeichnungssysteme zum 1. Januar 2020 eine technische Sicherheitseinrichtung haben. Dann hat das Bundesfinanzministerium die Frist bis zum 30. September 2020 verlängert. Wegen der Corona-Pandemie war es für die Hersteller unmöglich, alle Kassen aufzurüsten. Die Deadline wurde deswegen auf den 31. März 2021 festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt tritt die neue Kassensicherungsverordnung des Finanzministeriums (kurz KassenSichV) in Kraft. Eine gesonderte Übergangsfrist gab es für einige Betriebe bis zum 31. Dezember 2022.
Welche TSE ist besser, Cloud oder Hardware?
Du überlegst, ob Du die TSE als Cloud oder Hardware nutzen willst. Die Micro-SD-Karte (lokale Hardware) wird an Dein Kassensystem angeschlossen. Für eine sogenannte Cloud-TSE brauchst Du eine Internetanbindung. Immer mehr Gastronomen und Einzelhändler entscheiden sich für eine cloudbasierte TSE. Diese Lösung bringt viele Vorteile mit:
- schnelle und günstige Einrichtung,
- automatische Updates,
- einfaches Exportieren der Daten an das Finanzamt,
- passt für alle mobile Kassengeräte.
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Wir werden Dich weiter zum Thema TSE auf dem Laufenden halten. Weitere Informationen findest Du auf der Internetseite vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.