La TSE est un module de sécurité qui enregistre de manière exhaustive et inaltérable toutes les transactions commerciales. Grâce au format uniforme des données, les autorités financières peuvent vérifier les enregistrements à tout moment. En termes simples, la TSE garantit la sécurité et la protection contre les manipulations.
Chaque entreprise utilisant un système d’enregistrement électronique avec fonction de caisse doit intégrer une technische Sicherheitseinrichtung certifiée. Cela concerne les systèmes de caisse électroniques et informatisés, ainsi que les caisses enregistreuses.
La caisse enregistreuse ouverte reste autorisée. Toutefois, il convient de noter qu’un livre de caisse complet et conforme aux règles est également obligatoire pour les restaurateurs et les détaillants utilisant une caisse enregistreuse ouverte. Cela peut prendre beaucoup de temps pour les entreprises qui manipulent beaucoup d’espèces. Dans ce cas, un système de caisse basé sur le web peut être une bonne alternative.
Si vous optez pour une solution TSE matérielle, vous aurez besoin d’une micro SD spéciale de la taille d’un ongle. Elle est livrée avec un adaptateur USB certifié par le BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Grâce à cette puce de sécurité, les données sont cryptées, ce qui empêche toute manipulation possible de la caisse.
La solution matérielle pour la TSE est simplement insérée dans l’imprimante de factures. Une TSE est nécessaire par imprimante de factures (UNIQUEMENT pour l’imprimante utilisée pour imprimer la facture). Cela ne s’applique pas aux imprimantes de cuisine ou de boissons.
Grâce à la technische Sicherheitseinrichtung, toutes les opérations de caisse ne sont pas seulement affichées sur le ticket de caisse, mais également enregistrées et consignées directement dans le système de caisse. Il s’agit notamment de :
• Factures,
• Commandes,
• Entrées dans le livre de caisse.
Toute manipulation des données est automatiquement exclue, ce qui signifie qu’il n’est plus possible de les modifier ultérieurement. Les données ne peuvent pas non plus être supprimées.
Quelques clics suffisent et toutes les données fiscalement pertinentes de votre caisse sont disponibles pour l’administration fiscale. L’exportation des données est effectuée via l’interface numérique de l’administration fiscale pour les systèmes de caisse (DSFinV-K). Le transfert se fait de manière transparente et sans erreur, car les données requises sont uniformément structurées et désignées. Le système de caisse 3POS est équipé de l’interface DSFinV-K, vous permettant ainsi de trouver rapidement les rapports appropriés. Il vous suffit de vous rendre dans les Paramètres –> Fiscalité –> Export DSFinV-K. Ensuite, sélectionnez la période et le fichier, puis cliquez sur TÉLÉCHARGER.
Depuis le 1er janvier 2020, tous les utilisateurs de systèmes d’enregistrement électroniques sont tenus de fournir un reçu de caisse pour chaque transaction commerciale. Chaque reçu doit impérativement contenir la signature TSE (le compteur de signature avec les informations sur la TSE).
Les données de signature générées par la technische Sicherheitseinrichtung doivent être imprimées de manière lisible pour les clients. En alternative, il est également possible d’inclure le compteur de signature dans un code QR. Avec le système de caisse 3POS, il est possible d’afficher le reçu de caisse sous forme de code QR sur l’écran du client. Ainsi, l’impression du reçu est complètement supprimée, ce qui permet d’économiser des ressources et de réduire les coûts.
La dernière date limite pour la mise en place de la TSE est dépassée. Initialement, tous les systèmes d’enregistrement électroniques devaient être équipés d’une technologie de sécurité le 1er janvier 2020. Ensuite, le ministère fédéral des Finances a prolongé la période jusqu’au 30 septembre 2020 en raison de la pandémie de Covid-19, car il était impossible pour les fabricants de mettre à niveau toutes les caisses enregistreuses. La nouvelle réglementation sur la sécurité des caisses du ministère des Finances (KassenSichV) est entrée en vigueur le 31 mars 2021. Certaines entreprises bénéficiaient d’une période de transition distincte jusqu’au 31 décembre 2022.
Commencez par réfléchir si vous souhaitez utiliser la solution en tant que Cloud ou en tant que matériel. La carte Micro-SD (matériel local) est physiquement connectée à votre système de caisse. Une TSE basée sur le Cloud nécessite une connexion Internet. De plus en plus de restaurateurs et de détaillants envisagent une TSE basée sur le Cloud. Cette solution offre certainement de nombreux avantages :
