Wer könnte die „Kassensystem-Küche“ besser erklären als jemand, der täglich mit Herausforderungen von Gastronomen und Einzelhändlern spricht und sie aus erster Hand kennt? Nils Günther, Vertriebsleiter bei 3POS GmbH, ist nicht nur seit Jahren tief in der Materie der Kassensysteme verwurzelt – er hat auch selbst umfangreiche Erfahrung in der Hamburger Gastronomie gesammelt. In diesem Interview beleuchtet Nils die Technologie aus der Sicht des Vertrieblers und zeigt, wie ein optimales Kassensystem euren Umsatz steigern kann.
Moin Nils! Was ist bei der Auswahl optimales Kassensystems wirklich ausschlaggebend?
Nils: Kassensysteme sind heute weit mehr als digitale Kassen – sie sind der Motor eines erfolgreichen Gastronomie- oder Einzelhandelsbetriebs. Sie steuern Prozesse, sparen Kosten, liefern wertvolle Daten und entscheiden oft darüber, ob ein Geschäft profitabel arbeitet oder nicht. Deshalb ist es wichtig, dass einige Grundfunktionen unbedingt vorhanden sind. Dazu gehört zum Beispiel eine DATEV-Schnittstelle, damit der Steuerberater alle Buchungen direkt verarbeiten kann, oder eine automatische Update-Funktion, damit das System immer auf dem neuesten Stand bleibt – ohne dass ständig Zusatzkosten anfallen.
Ebenso entscheidend ist die Frage, ob das System stationär oder mobil sein soll. Wer zum Beispiel im Einzelhandel beratungsintensiv arbeitet oder in der Gastronomie direkt am Tisch kassieren möchte, profitiert enorm von mobilen Lösungen, bei denen man Lagerbestände und Produktinfos sofort im Zugriff hat. Je genauer ich mein Geschäftsmodell kenne, desto klarer kann ich entscheiden, welches Kassensystem wirklich zu mir passt.
Der Umstieg auf ein neues Kassensystem wirft oft Fragen auf. Welcher Service ist – neben der reinen Funktionalität – ein Muss, damit Gastronomen, Einzelhändler, Hoteliers mit ihrem Kassensystem kein Risiko eingehen?
Nils: Was ein Hersteller neben der reinen Funktionalität unbedingt bieten sollte, ist ein verlässlicher und gut erreichbarer Support. Gerade in der Anfangsphase nach der Umstellung oder Installation tauchen häufig Fragen auf – hier ist es entscheidend, dass kompetente Hilfe schnell verfügbar ist und Rückfragen nicht tagelang liegen bleiben. Optimal ist es, wenn ein fester Ansprechpartner zur Verfügung steht, der das Geschäft kennt und individuell betreut. Ebenso wichtig ist eine gründliche Einführung in das System: Eine praxisnahe Schulung und eine reibungslose Einrichtung sorgen dafür, dass das Team vom ersten Tag an sicher und effizient mit der neuen Kasse arbeitet.
Darüber hinaus sind regelmäßige Software-Updates und eine proaktive Systempflege essenziell, damit rechtliche Anforderungen wie TSE, DSFinV-K oder Datenschutz jederzeit erfüllt bleiben und neue Funktionen automatisch integriert werden. Das gilt insbesondere bei gesetzlichen Änderungen – wie zuletzt bei der E-Rechnungspflicht, die viele Betriebe ohne entsprechende Systemunterstützung vor große Herausforderungen gestellt hat. Auch eine Fernwartung ist ein großer Vorteil, weil viele Probleme so direkt und ohne Wartezeit gelöst werden können. Im Idealfall begleitet der Anbieter seine Kunden nicht nur technisch, sondern auch strategisch – etwa durch Auswertungen, Tipps zur Umsatzoptimierung oder Unterstützung bei der Integration anderer Systeme wie Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lieferdienste.
Kurz gesagt: Ein gutes Kassensystem endet nicht mit der Installation, sondern wird erst durch zuverlässigen Service, persönliche Betreuung und zukunftssichere Weiterentwicklung zu einem echten Erfolgsfaktor für Gastronomie, Handel oder Hotellerie.
Welche Kosten kommen auf Käufer zu?
Nils: Die Kosten für Kassensysteme können je nach Anbieter sehr unterschiedlich ausfallen – und sind leider oft schwer miteinander vergleichbar, weil viele Hersteller ihre Preisstruktur bewusst intransparent gestalten. Einige Anbieter werben mit scheinbar sehr günstigen Einstiegspreisen, holen sich ihr Geld aber später über hohe Transaktionsgebühren oder Zusatzkosten wieder rein. Besonders kritisch ist, dass es sogar Anbieter gibt, die Strafzahlungen verlangen, wenn nicht deren eigenes Payment-System genutzt wird – eine Praxis, die für viele Betriebe schnell zu einer teuren Kostenfalle werden kann.
Deshalb ist es unerlässlich, alle Kostenfaktoren genau durchzurechnen, bevor man sich für ein Kassensystem entscheidet:
- Wie viele Transaktionen habe ich im Monat?
- Wie hoch ist meine durchschnittliche Transaktionssumme?
- Welche Gebühren fallen tatsächlich pro Zahlung an?
Erst wenn ich diese Zahlen kenne, kann ich realistisch beurteilen, welche Lösung langfristig wirtschaftlich ist.
Gibt es konkrete Beispiele dafür, was die Hardware, die Software-Lizenzen und die optionalen Servicegebühren ungefähr kosten?
Nils: Ein praxisnahes Beispiel zeigt deutlich, wie groß die Unterschiede ausfallen können: Angenommen, ein Betrieb verarbeitet 1.000 Transaktionen pro Monat mit einer durchschnittlichen Transaktionssumme von 30 €, was einem monatlichen Gesamtumsatz von 30.000 € entspricht. Entscheidet man sich für ein Kassensystem mit beispielsweise niedriger Grundgebühr von 9 € und einem Payment-Zwang bei Transaktionsgebühr von 2,5 %, entstehen allein durch die Gebühren 750 €. Zusammen mit der Grundgebühr liegt man also bei 759 € pro Monat.
Wählt man hingegen ein Kassensystem, das auch andere Zahlungsanbieter zulässt oder im Idealfall sogar einen eigenen, günstigeren Payment-Dienst im Portfolio hat, lässt sich viel Geld sparen. Bei einer Lizenzgebühr von 100 € und einer deutlich niedrigeren Transaktionsgebühr von 0,23 % fallen bei gleichem Umsatz lediglich 69 € Gebühren an. Die gesamten monatlichen Kosten betragen hier also nur 169 €. Der Unterschied ist enorm: 590 € weniger pro Monat – das entspricht einer Ersparnis von über 7.000 € im Jahr.
Tabelle: Kassensoftware-Lizenzen vs. Transaktionsgebühren – Wo liegt die größte Ersparnis?
| Kennzahl | Szenario A | Szenario B |
|---|---|---|
| Monatlicher Gesamtumsatz | 30.000 € | 30.000 € |
| Kostenstruktur | ||
| Grundgebühr (Kassen-Abo) | 9,00 € | 100,00 € |
| Transaktionsgebühr (Prozentsatz) | 2,50 % | 0,23 % |
| Monatliche Kosten | ||
| Transaktionsgebühren (Euro) | 750,00 € | 69,00 € |
| GESAMTKOSTEN PRO MONAT | 759,00 € | 169,00 € |
| Ersparnis pro Monat | 590,00 € | |
| Ersparnis pro Jahr | 7.080,00 € |
Dieses Beispiel mag auf den ersten Blick drastisch wirken, spiegelt jedoch sehr realistisch wider, wie groß die Unterschiede in der Praxis tatsächlich ausfallen können und es wird deutlich, wie trügerisch günstige Einstiegspreise sein können.
Neben den Transaktionskosten sollten Käufer außerdem weitere Punkte unbedingt im Blick behalten:
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen: Manche Anbieter binden ihre Kunden langfristig und schränken dadurch die Flexibilität ein.
- Service- und Supportkosten: Häufig werden Hotline, Fernwartung oder Schulungen zusätzlich berechnet.
- Gebühren für Software-Updates oder neue gesetzliche Anforderungen: Ein modernes Kassensystem sollte Änderungen – wie zuletzt die Einführung der E-Rechnungspflicht – automatisch und ohne Zusatzkosten abbilden.
- Schnittstellen und Integrationen: Die Anbindung an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Lieferdienste kann Zusatzkosten verursachen, ist aber für viele Betriebe entscheidend.
Kurz gesagt: Der niedrigste Preis auf dem Papier ist selten die günstigste Lösung. Erst wenn alle Kostenfaktoren berücksichtigt und ins Verhältnis zu den eigenen Umsätzen gesetzt werden, zeigt sich, welches Kassensystem wirklich wirtschaftlich arbeitet – und langfristig dafür sorgt, dass mehr vom Gewinn im eigenen Unternehmen bleibt.
Welche gesetzlichen Vorschriften müssen beim Kauf eines Kassensystems zwingend beachtet werden?
Nils: Ganz oben auf der Liste steht die TSE – Technische Sicherheitseinrichtung. Sie sorgt dafür, dass Transaktionen fälschungssicher aufgezeichnet und gespeichert werden. Die TSE ist aktiv, wenn auf dem Kassenbon ein fälschungssicherer QR-Code oder der entsprechende Signaturzähler abgedruckt ist.
Ebenso wichtig ist die gesetzlich vorgeschriebene Belegausgabepflicht, die ein zentraler Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist. Sie besagt, dass nach jedem Verkauf ein Beleg erstellt werden muss. Das bedeutet jedoch nicht zwingend, dass dieser ausgedruckt werden muss. Moderne Kassensysteme bieten inzwischen digitale Alternativen: So kann der Kunde beispielsweise direkt über einen QR-Code auf dem Kundendisplay seinen Beleg herunterladen. Das spart Papier, ist umweltfreundlicher und erfüllt trotzdem vollständig die gesetzlichen Anforderungen.
Darüber hinaus sollte jedes Kassensystem GoBD-konform arbeiten, um eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen, und datenschutzrechtliche Vorgaben gemäß DSGVO erfüllen – insbesondere dann, wenn Kundendaten erfasst oder Bonusprogramme integriert werden. Ebenfalls muss sie die DSFinV-K Schnittstelle als digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung unterstützen.
Welche Top-Empfehlung hast Du für Gastronomen und Einzelhändler, die ein optimales Kassensystem suchen?
Nils: Mein wichtigster Tipp: Denkt bei der Auswahl nicht nur an den aktuellen Stand eures Unternehmens, sondern vor allem an eure Zukunftspläne. Ein Kassensystem ist nicht einfach nur eine Kasse, sondern eine langfristige Investition und der digitale Motor eures Geschäfts. Wenn ich heute schon weiß, dass ich künftig vielleicht Online-Bestellungen integrieren, ein Treueprogramm aufbauen, zusätzliche Filialen eröffnen oder Lieferdienste anbinden möchte, kann ich meine Entscheidung von Anfang an strategisch ausrichten und ein System wählen, das mit diesen Anforderungen mitwächst.
Wer hier vorausschauend plant, spart später nicht nur Zeit und Geld, sondern vermeidet auch teure Systemwechsel – und stellt sicher, dass das Kassensystem ein verlässlicher Partner für Wachstum und Weiterentwicklung bleibt.
Nils, vielen Dank für die spannenden Einblicke in die Welt der Kassensysteme!
Nils: Sehr gerne! Meldet euch gerne, wenn ihr zusätzliche Fragen rund um das Thema Kassensysteme habt.
„Zu beachten ist, dass das Kassensystem über eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügt und diese auch aktiviert ist. Die TSE ist aktiv, wenn auf dem Kassenbon ein fälschungssicherer QR-Code oder der entsprechende Signaturzähler abgedruckt ist“.
Nils Günther, Vertriebsleiter bei 3POS GmbH
