Unangekündigte Kassennachschau: So gehst Du bei einer Prüfung vor

Eine unangekündigte Kassennachschau klingt für Gastronomen und Einzelhändler zuerst erschreckend. Der Kassenprüfer erscheint vor der Tür wie ein Blitz aus heiterem Himmel und verlangt, alle mögliche Unterlagen zu präsentieren.

Man stellt sich aber alles viel schlimmer vor, als es dann wirklich ist. In diesem Blogbeitrag erzählen wir, was dich bei der Kassenprüfung erwartet. Gut informiert – gut vorbereitet.

Warum findet die Kassennachschau unangekündigt statt?

Ab 1. Januar 2018 dürfen die Prüfer des Finanzamts unangemeldet bei jedem kassenführenden Unternehmer zur Kassennachschau vorbeikommen. Diese Regelung findet man im Kassengesetz, nämlich in §146b der Abgabenordnung.

Das Ziel besteht darin, die Ordnungsmäßigkeit einer Kassenführung zu prüfen und die Manipulationen an Umsätzen zu erfolgen. Das Leben für Steuerhinterziehern muss demzufolge schwer gemacht werden.

Tatsächlich ist es das dritte Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung gegen Steuerhinterziehung. Ohne vorherige Ankündigung können auch Umsatzsteuer- und Lohnsteuernachschau stattfinden.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Der Prüfer erscheint unerwartet in Deinem Laden, Restaurant, Hotel, zeigt dir seinen Dienstausweis vor und beginnt mit der Kassen-Nachschau. Der Amtsträger kann auch ohne Vorlage eines Amtsausweises, zum Beispiel als Kunde vorbeikommen und Testkäufe vornehmen. Das heißt, dass er einfach die Handhabung der Kassen beobachtet. Wenn er sieht, dass alles ordnungsgemäß ist, dann findet eine richtige Kassen-Nachschau nicht statt. Sonst beginnt er am selben Tag oder später mit der Prüfung der Kassenauszeichnungen und Buchungen.

Wann darf die Kassennachschau erfolgen?

Es ist zu bemerken, dass die Kassennachschau innerhalb der üblichen Geschäftszeiten und auch außerhalb der Geschäftszeiten passieren kann.  

Wer ist von einer Kassennachschau betroffen?

Ins Visier des Fiskus können alle Betriebe geraten: Gastronomen, Einzelhändler, Bäcker, Friseure, Hoteliers. Dabei ist es unwichtig, mit welcher Kasse sie arbeiten: Registerkasse, das webbasierte Kassensystem, eine App und oder eine offene Ladenkasse.  

„Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen“.

Bundesfinanzministerium-Monatsbericht vom August 2018

Welche Räumlichkeiten darf der Prüfer betreten?

Im Rahmen der Kassennachschau dürfen nur Geschäftsräume und Geschäftsgrundstücke betreten und besichtigt werden. Es handelt sich um keine Durchsuchung!

„Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden“.

Bundesfinanzministerium-Monatsbericht vom August 2018

Welche Unterlagen können bei der Kassennachschau geprüft werden?

• Angaben zur Kasse (Kaufbeleg, Anschaffungsdatum)
• Handbuch (Bedienungsanleitungen)
• TSE Konformitätsbescheid
• Verfahrensdokumentation GoBD
• Verfahrensdokumentation DSFINV-K

Wo ist die Hauptdokumentation im 3POS-Kassensystem zu finden?

Alle wichtigen Dokumente findest Du direkt im 3POS-Kassensystem. Melde dich mit den Zugangsdaten in Deiner Kasse und gehe in der linken Übersicht auf Hilfe – Hauptthemen – Anleitungen/Dokumente. In diesem Bereich stehen Dir, Deinem Steuerberater und dem Prüfer vom Finanzamt die nötigen Unterlagen jederzeit zur Verfügung. Klicke einfach auf die Datei, um das Dokument hochzuladen.

TSE- und DSFinV-K-Daten exportieren

Der Export von Daten aus Deinem elektronischen Aufzeichnungssystem wird über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) durchgeführt. Diese Export-Dateien kann der Prüfer im Rahmen einer Kassennachschau anfordern. Im Kassengesetz (Kassensicherungsverordnung) steht, dass die Kassenvorgänge einheitlich gespeichert werden müssen. Die DSFinV-K ist sozusagen ein bestimmtes Format, in welchem die Umsatzdaten exportiert werden müssen. Im 3POS-Kassensystem hast Du direkten Zugang zu den erforderlichen Daten. Gehe einfach auf Einstellungen – Fiskalisierung – DSFinV-K-Export. Dann wähle den Zeitraum und die Datei aus und klicke auf HERUNTERLADEN. Dir stehen die Beschreibungsdateien im CSV-Format und drei Module der Schnittstelle zur Verfügung:

• Einzelaufzeichnungsmodul,
• Stammdatenmodul,
• Kassenanschlussmodul (siehe Abbildung)

Zusätzlich kann bei der Kassennachschau der Export der TSE-Daten angefordert werden. In diesem Fall gehe wie folgt vor:

Einstellungen – Fiskalisierung – Fiskal Export

Hier kannst Du die gespeicherten Daten von der TSE exportieren und auch den Link mit der Datei direkt an die E-Mail-Adresse des Prüfers senden.

To-Do-Liste für die Kassennachschau

Die ordnungsgemäße Kassenführung garantiert Dir eine problemlose und unkomplizierte Kassennachschau. Im 3POS-Kassensystem kann man schnell und leicht nötige Auswertungen hochladen, Datenexport durchführen und wichtige Aufzeichnungen in digitaler Form an das Finanzamt übermitteln.

Um Dich für die unangemeldete Kassennachschau bestens vorzubereiten, haben wir alle wichtige Informationen in der Tabelle (siehe unten) gesammelt. In der linken Spalte haben wir die Punkte aufgelistet, die den Prüfer interessieren können. In der rechten Spalte siehst Du, wo die entsprechenden Daten im 3POS-Kassensystem und auch auf dem Hilfeportal zu finden sind.

Hier findest Du noch ein aktuelles Merkblatt mit den Anforderungen an die Kassenführung.

Kassennachschau: Erfahrungen

Einige unserer Kunden haben uns über ihre Kassennachschau-Erfahrungen erzählt. Sie bestätigen, dass eine ordnungsgemäße Kassenführung die Abläufe wesentlich erleichtert. Eine gute Kooperation wirkt auch positiv auf den Prüfer. Das bedeutet, dass die Kassennachschau nicht verweigert werden darf, sogar wenn der Chef momentan nicht vor Ort ist. In dieser Situation ist es empfehlenswert, den Geschäftsführer telefonisch zu erreichen. Aber am besten wäre es, alle Mitarbeiter für die mögliche Kassennachschau vorzubereiten, so dass sie wenigstens wissen, wo die erforderlichen Dokumente im Kassensystem zu finden sind. Die Vorteile haben definitiv die Nutzer der webbasierten Kassenlösungen mit der TSE.

Ins Visier des Finanzamts geraten vor allem elektronische Registrierkassen ohne technische Sicherheitseinrichtung. Wie wir früher geschrieben haben, dürfen seit dem 1. Januar 2013 keine elektronischen Auszeichnungssysteme ohne TSE verwendet werden.

Beginnt nach der Kassennachschau die Betriebsprüfung?   

Die unangekündigte Kassennachschau in Deinem Geschäft bedeutet nicht automatisch, dass es später zur Betriebsprüfung kommt. Die Gesamtkontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte kann beispielsweise bei Verdacht auf Steuerhinterziehung nachfolgen. Das kann auch passieren, wenn das Finanzamt die erforderlichen Dokumente nicht bekommen hat. Aber selbst in diesem Fall hast Du meistens die Möglichkeit, die fehlenden Unterlagen nachzureichen.