Ab 2025 müssen alle digitalen Kassen beim Finanzamt angemeldet werden. Und natürlich gibt es zu diesem Thema noch viele Fragen bei Gastronomen, Einzelhändlern und Hoteliers. Im folgenden Blogbeitrag erklären wir alles Wichtige zur Meldepflicht für das Kassensystem. Außerdem haben wir für Dich ein Kassen-Meldepflicht-Formular (Muster) vorbereitet, mit dem Du Dein Kassensystem beim Finanzamt anmelden kannst.
Hinweis: In diesem Blogbeitrag haben wir unser Wissen zum Thema Meldepflicht Kassensystem für Dich zusammengetragen. Wir möchten Dich darauf hinweisen, dass die Informationen lediglich allgemeinen Informationszwecken dienen und keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung ersetzen können. Unser Team ist immer für Dich da, wenn Du Fragen hast oder unsicher bist. Aber in Zweifelsfällen bezüglich Steuer- und Rechtsverfahren wende Dich bitte an Deinen Steuerberater. 3POS übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der hier bereitgestellten Informationen.
Kasse melden beim Finanzamt
Wie melde ich mein Kassensystem beim Finanzamt an?
Für die Anmeldung Deines Kassensystems beim Finanzamt wird das Steuerprogramm „Mein ELSTER“ oder eine Software mit einer ERIC-Schnittstelle benötigt. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine XML-Datei auf der Website www.elster.de hochzuladen. Die Kasse kann auch über die DATEV-MeinFiskal-Schnittstelle gemeldet werden.
Wichtig: Es sei darauf hingewiesen, dass eine Meldung der Kassensysteme ausschließlich in digitaler Form gegenüber der Finanzbehörde erfolgen kann. Formulare und PDFs werden nicht mehr akzeptiert.
Ab wann gilt die Meldepflicht Kassensystem und welche Fristen sind einzuhalten?
Ab 2025 müssen alle digitalen Registrierkassen in Deutschland beim Finanzamt angemeldet werden. Damit alles reibungslos funktioniert, haben wir hier die wichtigsten Fristen für die Anmeldung Deines Kassensystems bei den Finanzbehörden zusammengestellt.
- Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1.Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 beim Finanzamt angemeldet werden.
- Für später angeschaffte Kassensysteme muss die Registrierung innerhalb eines Monats erfolgen.
- Alle Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden und bis dahin außer Betrieb genommen wurden, müssen nicht mehr gemeldet werden.
Warum müssen elektronische Kassen ab 2025 beim Finanzamt gemeldet werden?
Eigentlich hatte das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen bereits zum 1. Januar 2020 die Meldepflicht für Kassensysteme eingeführt. Es gab aber ein paar technische Schwierigkeiten bei der Umsetzung. Deswegen wurde die Mitteilungspflicht erst einmal weitergeschoben. Jetzt ist das Meldesystem fertig und seit dem 1. Januar 2025 für alle steuerpflichtigen Unternehmer verfügbar. Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme beim Finanzamt ist der nächste Schritt nach der Einführung der Pflicht, digitale Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Das Ziel dieser Maßnahmen ist es, Steuerhinterziehung in Branchen, in denen viel mit Bargeld gearbeitet wird, zu verhindern und die Digitalisierung zu nutzen, um die Steuerehrlichkeit zu verbessern.
Welche Informationen müssen bei der Meldung der Kasse an das Finanzamt angegeben werden?
Im Rahmen der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt folgende Informationen zu übermitteln:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Wir bei 3POS haben für Dich ein Musterformular für die Anmeldung des Kassensystems beim Finanzamt vorbereitet. Diese Anleitung hilft Dir beim Ausfüllen des offiziellen Anmeldeformulars.
Das bereits ausgefüllte Formular (mit den Daten der Kassensoftware) kann auch direkt im 3POS-Kassensystem heruntergeladen und zum weiteren Ausfüllen verwendet werden. Dazu logge Dich mit Deinen Zugangsdaten im Kassensystem ein und gehe auf Einstellungen → Fiskalisierung → Fiskal Export. Dann klicke auf den Button „EAS Meldung VORDRUCK“.
Wichtig: Die hier bereitgestellte Anleitung ist ausschließlich zur Vorbereitung Deiner Meldung gedacht. Sie stellt kein offizielles Anmeldeformular dar und ist nicht für die Einreichung beim Finanzamt geeignet. Die eigentliche Meldung muss über die offiziellen Kanäle des Finanzamts erfolgen (z.B. Mein ELSTER).
Der vollständige Leitfaden zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO) ist auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen als Download verfügbar.
Welche Kassensysteme müssen ab 2025 beim Finanzamt gemeldet werden? Gibt es Ausnahmen?
Grundsätzlich müssen alle elektronischen Kassensysteme, die im Betrieb eines Unternehmens verwendet werden und in der Lage sind, bare und unbare Geschäftsvorfälle zu erfassen und aufzuzeichnen, beim Finanzamt gemeldet werden. Dies fällt unter die Meldepflicht Kassensystem. Dazu gehören beispielsweise:
- Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme (stationär und mobil)
- Tablet- oder App-basierte Kassensysteme
- Cloudbasierte Kassensoftware
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kassenfunktion
- Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion
- Taxameter und Wegstreckenzähler mit Kassenfunktion
- Waagen mit Kassenfunktion
Ausnahmen:
- Offene Ladenkassen (ohne elektronische Aufzeichnung) sind in der Regel nicht meldepflichtig.
- Reine Eingabegeräte (z. B. Handhelds)
Es ist wichtig zu wissen, dass man alle Kassensysteme, die im Betrieb zum Einsatz kommen, beim Finanzamt melden muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du das Kassensystem gekauft, gemietet oder geleast hast.
Außerdem weist das Bundesfinanzministerium darauf hin, alle Aufzeichnungssysteme pro Betriebsstätte in einer einzigen Mitteilung aufzulisten.
Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Meldepflicht für Kassensysteme
Was genau bedeutet die Meldepflicht Kassensystem beim Finanzamt?
Ab Ende Juli 2025 müssen alle digitalen Registrierkassen in Deutschland beim Finanzamt angemeldet werden. Diese gesetzliche Verpflichtung dient dazu, Manipulationen an digitalen Kassenaufzeichnungen vorzubeugen und die Steuerehrlichkeit zu fördern.
Wo finde ich das Kassen-Meldepflicht-Formular, um mein Kassensystem beim Finanzamt anzumelden?
Ein offizielles Kassen-Meldepflicht-Formular im herkömmlichen Sinne (PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen) gibt es nicht mehr. Die Meldung muss elektronisch über das Steuerprogramm (z.B „Mein ELSTER“) oder eine Software mit ERIC-Schnittstelle erfolgen. Alternativ kannst Du eine XML-Datei auf www.elster.de hochladen oder die DATEV-MeinFiskal-Schnittstelle nutzen.
Wie kann 3POS beim Thema Meldepflicht Kassensystem helfen?
Um Dir die Vorbereitung auf die Kassenmeldung beim Finanzamt zu erleichtern, haben wir bei 3POS ein praktisches Musterformular erstellt. Dieses dient als Anleitung und unterstützt Dich beim Ausfüllen des offiziellen digitalen Anmeldeformulars.
Besonders komfortabel: Wenn Du Dich in Dein 3POS-Kassensystem einloggst und zu Einstellungen → Fiskalisierung → Fiskal Export navigierst, kannst Du dort über den Button “EAS Meldung VORDRUCK” sogar ein bereits mit den Daten Deiner Kassensoftware vorausgefülltes Muster herunterladen. Dieses kannst Du dann als Grundlage für die offizielle Meldung nutzen.
Wichtig: Bitte beachte, dass dieses Muster lediglich eine Hilfestellung ist und kein offizielles Formular des Finanzamts darstellt. Die eigentliche Meldung muss über die dafür vorgesehenen elektronischen Wege (z.B. Mein ELSTER) erfolgen.
Bis wann muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden? Welche Fristen gelten?
Für elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, gilt eine Anmeldefrist bis zum 31. Juli 2025, um die Kasse beim Finanzamt zu melden. Für später angeschaffte Kassensysteme muss die Registrierung innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme erfolgen. Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft und bis dahin außer Betrieb genommen wurden, müssen nicht mehr gemeldet werden
Warum gibt es ab 2025 eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme beim Finanzamt?
Die Meldepflicht wurde im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen eingeführt. Ziel ist es, Steuerhinterziehung in bargeldintensiven Branchen zu erschweren und die Transparenz durch die Nutzung digitaler Technologien zu erhöhen. Nach anfänglichen technischen Schwierigkeiten bei der Umsetzung ist das Meldesystem nun seit dem 1. Januar 2025 verfügbar. Die Meldepflicht ist ein weiterer Schritt nach der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Welche Informationen muss ich bei der Meldung meines Kassensystems an das Finanzamt angeben?
Im Rahmen der Meldepflicht musst Du dem Finanzamt folgende Informationen übermitteln:
Name des Steuerpflichtigen
Steuernummer des Steuerpflichtigen
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (falls zutreffend)
Welche Kassensysteme müssen ab 2025 beim Finanzamt gemeldet werden? Gibt es Ausnahmen?
Grundsätzlich müssen alle elektronischen Kassensysteme gemeldet werden, die Geschäftsvorfälle erfassen und aufzeichnen können. Aber was genau fällt unter die Meldepflicht Kassensystem. Dazu gehören beispielsweise elektronische Registrierkassen, Tablet-Kassensysteme, cloudbasierte Kassensoftware und Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion. In der Regel nicht meldepflichtig sind offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnung sowie reine Eingabegeräte (z. B. Handhelds ohne eigene Aufzeichnungsfunktion). Es ist wichtig, alle im Betrieb genutzten Kassensysteme zu melden, unabhängig davon, ob sie gekauft, gemietet oder geleast wurden. Pro Betriebsstätte soll eine zusammenfassende Meldung erfolgen.
Hast Du Fragen oder Anregungen? Schreibe uns gerne in den Kommentaren oder an folgende E-Mail-Adresse: marketing@3pos.de
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