Ab 2024 müssen Kassenbons in Deutschland noch mehr Informationen enthalten. Die neuen Pflichtangaben sollen die Steuerehrlichkeit erhöhen. Doch was bedeutet das für Gastronomen und Einzelhändler? In diesem Blogbeitrag erfährst Du, was auf dem Kassenbon stehen muss, welche Alternativen es zum Papierbeleg gibt, welche Vorteile digitale Kassenbons haben und wie Du ganz einfach auf eBons umsteigen kannst.
Fakten zum Thema Bonpflicht
Seit dem 1. Januar 2020 müssen Gastronomen und Einzelhändler in Deutschland jedem Kunden einen Kassenbon aushändigen. Diese Regeln gelten für alle Geschäfte, die ein elektronisches Kassensystem besitzen – vom Bäcker über den Blumenhändler bis hin zum Späti um die Ecke. Der Hintergrund ist das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22. Dezember 2016, kurz Kassengesetz.
“Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden”.
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Warum wurde die Bonpflicht eingeführt?
Die Belegausgabepflicht soll dazu beitragen, die Hinterziehung von Umsatzsteuern bei Bargeldgeschäften zu bekämpfen. So soll Steuerbetrug verhindert werden. Jeder Bon wird eindeutig dem Kassengerät zugeordnet, sodass der Steuerprüfer die Angaben jederzeit leicht überprüfen kann. Zum Beispiel bei der Kassen-Nachschau. Die Bonpflicht ist aber nur ein Teil der Maßnahmen. Daneben kommt auch die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Einsatz. Diese speichert alle Geschäftsvorfälle lückenlos und unveränderbar ab, so dass Manipulationen am Kassensystem unmöglich werden.
Ab 2024 neue Pflichtangaben für Kassenbons
Seit dem 1.Januar 2024 müssen auf dem Kassenbeleg der Prüfwert, der fortlaufende Signatur -Zähler, die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls stehen.
Hier ist die Liste mit allen notwendigen Angaben auf dem Kassenbon:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung (Art, Menge)
- Rechnungsbetrag
- Steuersatz oder ein Verweis auf Steuerbefreiung
- Transaktionsnummer
- Zeitpunkt des Transaktionsbeginns und Transaktionsendes
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems (NEU ab 2024)
- Seriennummer des Sicherheitsmoduls (NEU ab 2024)
- Der Prüfwert (NEU ab 2024)
- Der fortlaufende Signaturzähler (NEU ab 2024)
Mit dem 3POS-Kassensystem kannst Du einfach per Drag & Drop die Vorlage für den Kassenbon erstellen und anpassen. Detaillierte Anleitung zum Erstellen und Anpassen von Bon-Vorlagen findest Du auf der Hilfeseite des 3POS-Kassensystems.
Um die Länge des Kassenbons zu reduzieren, kannst Du die TSE-Angaben im QR-Code hinterlegen.
Mit kürzeren Kassenbons sparen und Umwelt schonen
Eine verkürzte Darstellung des Kassenbons mit QR-Code hat viele Vorteile für Gastronomen und Einzelhändler. Du sparst damit nicht nur die Kosten für Bonrollen, sondern schützt die Umwelt.
Kassenbons werden meist aus Thermopapier hergestellt, wobei große Mengen Ressourcen verbraucht werden: Holz, Wasser, Energie. Stellen wir uns vor: Ein durchschnittlicher Kassenbon ist 25 cm lang. Eine Bäckerei, die 100 Bons pro Tag erstellt, verbraucht damit täglich 25 Meter, monatlich 750 Meter und jährlich 18 000 Meter Thermopapier. Hochgerechnet auf alle Bäckereien in Deutschland ergibt dies eine Papierverschwendung von mehreren Kilometern pro Jahr!
Das Absurde ist, dass fast kein Kunde den Kassenbon mitnehmen will. Am Ende des Tages landen die meisten Kassenzettel ungenutzt im Restmüll.
eBon: umweltfreundliche Alternative
Der Beleg muss aber nicht unbedingt Papierform haben. Und darauf verweist man im Bundesfinanzministerium. Mit Zustimmung des Käufers kann der Verkäufer auch einen digitalen Bon ausgeben.
“Der Beleg kann nach § 6 Satz 5 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur
Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO (2.5.2, 2.5.3)
Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden.”
Wichtig! Es reicht nicht, den eBon nur auf dem Kundenmonitor sichtbar zu machen. Du musst Deinen Kunden unbedingt die Möglichkeit geben, den Kassenbon elektronisch entgegenzunehmen.
“Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg
Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO (2.5.3, 2.5.4)
in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs, reicht nicht aus”.
Digitale Kassenbons entgegennehmen
Nun kommen wir zum wichtigen Thema – wie kann der Kunde meine eBons entgegennehmen? Das Finanzministerium weist auf Folgendes hin: Es muss für den Kunden möglich sein, elektronische Kassenbelege auf seinem Endgerät “mit einer kostenfreien Standardsoftware” zu bekommen und zu lesen.
Der eBon kann dem Kunden auf verschiedene Weise zugestellt werden:
- Als Download-Link: Der Kunde erhält einen Link (in Form eines QR-Codes), mit dem er den Kassenbon herunterladen kann.
- Per Near-Field-Communication (NFC): Der Kunde hält sein Smartphone an ein NFC-fähiges Lesegerät, um den Kassenbon zu empfangen.
- Per E-Mail: Der Kassenbon wird direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
- Im Kundenkonto: Der Kassenbon wird in dem Kundenkonto des Online-Shops oder der App hinterlegt.
Mit dem 3POS-Kassensystem kannst Du Deinen Kunden alle Varianten zur Verfügung stellen.
eBon: Viele Deutsche würden mitspielen
Und was sagen die Konsumenten zum Thema Digitalisierung des Kassenbelegs? Würden Deine Kunden eBons mitnehmen? Laut einer Studie des internationalen Marktforschungsinstituts YouGov würde die Mehrheit der Deutschen einen eBon per E-Mail oder Messenger dem Papierbeleg vorziehen. Die Bereitschaft, auf den ausgedruckten Beleg zu verzichten, ist bei Mobile-Payment-Nutzern (76 Prozent) besonders groß.
