Seit dem 1. Januar 2023 ist die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ohne technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nicht mehr zulässig. Doch was bedeutet eine Kasse mit TSE? Und warum ist das so wichtig für Dein Kassensystem? Welche Daten werden gespeichert und in welchem Format werden sie an das Finanzamt gesendet? In diesem Blogbeitrag verraten wir Dir alle wichtigen Informationen zum Thema TSE, sodass Du den Überblick nicht verlierst.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet TSE?
- Wer braucht eine Kasse mit TSE?
- Wie sieht eine TSE aus?
- Technische Sicherheitseinrichtung als Hardware
- Welche Daten speichert die TSE?
- Wie gelangen Deine Kassendaten zum Finanzamt?
- Wo finde ich die Abrechnungsdaten bzw. die Datei „DSFinV-K-Export“?
- Was bedeutet TSE auf dem Kassenbon?
- Ab wann gilt die TSE-Pflicht in Deutschland?
- TSE als Cloud-Lösung oder Hardware
- Die Cloud-TSE von Fiskaly
- TSE Kosten
Was bedeutet TSE?
Als TSE wird ein Sicherheitsmodul bezeichnet, das alle Geschäftsvorfälle lückenlos und unveränderbar dokumentiert. Dank des einheitlichen Formats der Daten können Finanzbehörden die Auszeichnungen jederzeit prüfen. Kurz gesagt bedeutet diese Einrichtung für Dich Sicherheit und Schutz vor Manipulationen.
Wer braucht eine Kasse mit TSE?
Jedes Unternehmen, das mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet, benötigt eine Kasse mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung). So sehen es die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor.
Die offene Ladenkasse ist weiterhin erlaubt. Zu beachten ist jedoch, dass ein vollständiges und ordnungsgemäßes Kassenbuch auch für Gastronomen und Einzelhändler mit einer offenen Ladenkasse Pflicht ist. Für bargeldintensive Betriebe kostet dies selbstverständlich eine Menge Zeit. In diesem Fall kann ein webbasiertes Kassensystem eine gute Alternative sein.
Wie sieht eine TSE aus?
Stell Dir vor, die Kasse in Deinem Laden ist wie eine kleine Schatzkiste für alle Verkäufe. Damit niemand schummeln kann und alles ehrlich bleibt, gibt es eine Art „Wächter” für diese Kasse. Dieser Wächter heißt TSE.
Die TSE kann entweder ein kleiner USB-Stick, eine Speicherkarte (wie Du sie aus dem Fotoapparat kennst) oder ein cleveres Programm direkt in der Kasse sein.
Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass jeder Verkauf sofort sicher aufgezeichnet wird und niemand später etwas daran ändern kann. So weiß das Finanzamt immer, dass alles mit rechten Dingen zugeht.
Technische Sicherheitseinrichtung als Hardware
Wenn Du die TSE als Hardware-Lösung haben möchtest, ist es so:
Du bekommst eine spezielle, fingernagelgroße Micro-SD-Karte. Sie wird mit einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten USB-Adapter ausgeliefert. Durch diesen Sicherheitschip werden die Daten verschlüsselt. Somit werden alle möglichen Manipulationen an der Kasse verhindert.
Die technische Sicherheitseinrichtung steckt man ganz einfach direkt in den Rechnungsdrucker. Man braucht nur eine TSE pro Drucker, der Rechnungen ausgibt.
Wichtig! Das gilt nur für den Rechnungsdrucker. Für Küchendrucker oder Getränkedrucker ist keine TSE nötig.
EPSON BONDRUCKER
Welche Daten speichert die TSE?
Die technische Sicherheitseinrichtung speichert alle Vorgänge, die in Deinem elektronischen Kassensystem stattfinden.
- Jeder Kassenbon, jede Bestellung, jede Rechnung und jede Eintragung ins Kassenbuch wird nicht nur ausgedruckt, sondern auch direkt in der Kasse gespeichert.
- Niemand kann diese Daten nachträglich ändern. Stell Dir das wie ein Schloss vor, das sich nach dem Speichern sofort schließt.
- Die gespeicherten Daten lassen sich später nicht mehr löschen oder ändern.
Wie gelangen Deine Kassendaten zum Finanzamt?
Ganz einfach. Deine Kasse hat eine digitale Schnittstelle namens DSFinV-K. Über diese Brücke gelangen alle wichtigen Daten lückenlos und fehlerfrei direkt zum Finanzamt. Nach nur wenigen Klicks stehen alle steuerlich relevanten Daten aus deiner Kasse den Finanzbehörden zur Verfügung.
Wo finde ich die Abrechnungsdaten bzw. die Datei „DSFinV-K-Export“?
Diese Datei findest Du in der Regel über den Exportbereich Deiner Kasse. Das 3POS-Kassensystem ist mit der DSFinV-K-Schnittstelle ausgestattet. Falls Du oder Dein Steuerberater die Abrechnungsdateien für die Prüfung benötigt, gehe wie folgt vor:
Klicke auf Einstellungen → Fiskalisierung → DSFinV-K-Export. Wähle dann den Zeitraum und die Datei aus und klicke auf „HERUNTERLADEN”.
Was bedeutet TSE auf dem Kassenbon?
Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Regeln für alle, die eine elektronische Kasse nutzen. Jedes Mal, wenn Du etwas verkaufst, musst Du einen Kassenbon ausstellen. Der wichtigste Teil des Bons ist die TSE-Signatur. Sie funktioniert wie ein digitaler Stempel und zeigt, dass Dein Verkauf korrekt erfasst und verschlüsselt wurde.
Auf jedem Bon (entweder auf Papier oder als QR-Code) findest Du Informationen, die zeigen, dass Deine Kasse die Regeln einhält.
- Eine einzigartige Nummer: Jede Buchung bekommt ihre eigene, fortlaufende Nummer.
- Ein Zählerstand, der anzeigt, wie viele Buchungen bereits sicher verschlüsselt wurden.
- Start- und Endzeit: Hier siehst Du, wann genau Dein Verkauf erfasst wurde.
- Die Seriennummer der TSE: Die Nummer des Sicherheitsmoduls.
Ab wann gilt die TSE-Pflicht in Deutschland?
Die letzte Deadline zur TSE-Aufrüstung ist bereits abgelaufen. Ursprünglich mussten alle elektronischen Aufzeichnungssysteme bereits zum 1. Januar 2020 über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Dann hat das Bundesfinanzministerium die Frist bis zum 30. September 2020 verlängert. Aufgrund der Corona-Pandemie war es den Herstellern jedoch unmöglich, alle Kassen aufzurüsten. Deshalb war der 31. März 2021 als Deadline festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt gilt die neue Kassensicherungsverordnung des Finanzministeriums (KassenSichV). Für einige Betriebe gab es eine gesonderte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022, aber auch diese ist nun abgelaufen.
TSE als Cloud-Lösung oder Hardware
Du fragst Dich, ob Deine Kasse die TSE lieber als Cloud oder Hardware haben soll? Immer mehr Restaurants und Läden entscheiden sich für die Cloud-Lösung, weil sie viele Vorteile hat:
Schnell & günstig: Sie ist fix eingerichtet und kostet nicht viel.
Immer aktuell: Updates passieren automatisch, Du musst nichts tun.
Leichter Daten-Export: Deine Daten sind ganz einfach fürs Finanzamt bereit.
Passt überall: Ideal für alle mobilen Kassen, egal ob Tablet oder Smartphone.
Die Cloud-TSE von Fiskaly
3POS arbeitet mit dem Cloud-Anbieter fiskaly zusammen. Diese Kooperation bringt Dir viele Vorteile. Du brauchst keine zusätzliche Hardware, um Geschäftsfälle zu Barumsätzen aufzuzeichnen und zu archivieren. Die TSE ist durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie) zertifiziert. Die Daten werden in Deutschland in hochsicheren Rechenzentren gespeichert.
TSE Kosten
Bei unserem Partner fiskaly erhältst Du die technische Sicherheitseinrichtung für 144 € netto pro Jahr, also umgerechnet 12 € netto pro Monat.
Wir halten Dich auf dem Laufenden zum Thema TSE. Wenn Du mehr Infos brauchst, schau mal auf der Website vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Hast Du Fragen oder Anregungen? Schreibe uns gerne in den Kommentaren oder an folgende E-Mail-Adresse: marketing@3pos.de
