Ab 2025 gilt: E-Rechnungen für B2B sind Pflicht. Das heißt, dass alle Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar nächsten Jahres elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Und später dann auch erstellen und versenden. Die neue Regelung gilt für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen, also sogenannte B2B-Rechnungen im Inland. Was heißt das für Dich als Gastronom, Einzelhändler oder Hotelier? Wer ist von der ganzen Sache betroffen und gibt es Ausnahmen? In diesem Blogbeitrag geben wir Dir einen ausführlichen Überblick über die neuen Regelungen.
E-Rechnung: Hauptbegriffe
Als erstes klären wir, was eine elektronische Rechnung ist. Die kann man auch E-Rechnung oder eRechnung nennen. Außerdem schauen wir uns an, was eine E-Rechnung von einer normalen (sonstigen) Rechnung unterscheidet.
“Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung)
Quelle: Bundesministerium der Finanzen
nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG)”.
Dieses strukturierte elektronische Format wird beispielsweise bei der X-Rechnung (XML-Datei) sowie bei der Hybridlösung ZUGFeRD (Kombination aus PDF und XML-Datei) verwendet. Das erste Format kann nur mit einem speziellen Programm, dem Viewer, gelesen werden. Es wird also in eine lesbare HTML-Datei umgewandelt. Das ZUGFeRD-Format kann auch am Bildschirm gelesen werden.
X-Rechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Dabei wird nur eine XML-Datei verwendet. Das Format kann mit speziellen Programmen – Viewern- am Bildschirm angezeigt und gelesen werden.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat für Rechnungen, das die XML-Datei mit einem PDF kombiniert. So eine E-Rechnung kann man am Bildschirm leicht lesen.
Sonstige Rechnungen sind z.B. Papierrechnungen oder Rechnungen in einer Bilddatei als PDF oder PNG und auch Word-Dokumente. Sie werden ab dem 1.1.2025 nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen entsprechen.
PDF-Rechnungen per E-Mail gelten ab 1.1.2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Wie funktioniert die elektronische Rechnung in der Praxis für Unternehmen?
Diese Frage haben wir dem Steuerberater Uwe Rades gestellt. Und er sagt, dass die Umstellung auf die E-Rechnung für Gastronomen, Einzelhändler und Hoteliers im Endeffekt viele Vorteile bringt. Die Buchhaltung wird entlastet, es gibt weniger Personalkosten, Prozesse werden schneller und es werden Druck- und Portokosten gespart.
“Es wird sich im Ergebnis durch die Digitalisierung der Datenflüsse eine Entlastung in der Buchhaltung ergeben. Die Rechnungen können schnell verarbeitet werden. Sie können direkt in die Zahlungs- und Buchungssysteme übertragen werden und somit Zahlungen und Buchführungsarbeiten beschleunigt werden. Papierformulare werden durch ein elektronisches Formular ersetzt, sodass man die Rechnungen schneller bearbeiten und archivieren kann. Druck-, Porto- und Personalkosten können eingespart werden. Allerdings ist auch hier zu bedenken, dass hierfür Programme erforderlich sind, in die man sich auch erst einmal einarbeiten muss.”
Uwe Rades, Vereidigter Buchprüfer, Steuerberater
Der Hintergrund der E-Rechnung: Das Wachstumschancengesetz
Das Finanzministerium begründet die Einführung der E-Rechnung in erster Linie mit der Förderung der Digitalisierung der Wirtschaft. Darüber hinaus dient die E-Rechnung auch der Vorbereitung eines innergemeinschaftlichen Meldesystems in der EU zur Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs.
Die gesetzliche Implementierung der eRechnung in Deutschland erfolgte auf Basis des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024. Am 15.10.2024 hat das Bundesfinanzministerium ein Einführungsschreiben zur elektronischen Rechnung veröffentlicht. Diese umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 durch den Bundesrat ratifiziert.
Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024
Einführungsschreiben zur E-Rechnung vom BMF vom 15.10.2024
Wer ist betroffen? Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich im Inland betrifft praktisch alle Unternehmen, auch Gastronomen, Einzelhändler und Hoteliers. Es ist besser, sich im Voraus zu informieren und vorzubereiten.
Es gibt nur ein paar Ausnahmen, bei denen man auf eine E-Rechnung verzichten kann. Das sind zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise oder Umsätze, die nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 4 Nr. 8 bis 29) steuerfrei sind.
Diese Ausnahmen für steuerfreie Umsätze gelten selten für Gastronomen, Einzelhändler oder Hoteliers, wenn es um E-Rechnungen im B2B-Bereich im Inland geht. „Bei Gastronomen, Einzelhändlern sind häufig Privatkunden betroffen, für die keine E-Rechnungspflicht besteht, oder es wird die EUR 250 Kleinbetragsgrenze nicht überschritten. Bei Veranstaltungen oder Bewirtungen sind allerdings häufig auch Unternehmen als Kunden und die Kleinbetragsgrenze wird überschritten. Daher sollten sich alle auch auf das verpflichtende Versenden von E-Rechnungen ab 2027/2028 vorbereiten”, erklärt der Steuerberater Uwe Rades.
E-Rechnung als Berechtigung zum Vorsteuerabzug
Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass die elektronische Rechnung Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug hat. Nur wenn die E-Rechnung korrekt ausgestellt ist, kann der Empfänger später die Vorsteuer abziehen, erklärt Steuerberater Uwe Rades. Als Gastronom, Einzelhändler oder Hotelier solltest Du unbedingt darauf vorbereitet sein, eine E-Rechnung empfangen zu können.
“Das bedeutet: Wenn eine Firma mir eine elektronische Rechnung als Datensatz (nur maschinenlesbare XML-Datei) verschickt, und ich sie nicht annehmen und verarbeiten kann, dann habe ich keinen Vorsteuerabzug. Wenn eine Firma mir eine Rechnung als PDF oder im ZUGFeRD-Format (PDF + XML-Datei) per E-Mail schickt, und ich die E-Mail empfangen kann, ist das im Jahr 2025 noch kein Problem, da das PDF für den Vorsteuerabzug ausreichend ist.”
Uwe Rades, Vereidigter Buchprüfer, Steuerberater
Wichtig! Wenn Du selbst E-Rechnungen verschicken willst, dann achte bitte auf das Format. Es gibt zwei Formate für E-Rechnungen. Nur die XML-Datei (X-Rechnung) kann für Deinen Empfänger zum Problem werden, weil dort kein PDF enthalten ist. Die Empfänger können diese Rechnung ohne gesonderte Programme nicht verarbeite. Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format hat außer der XML-Datei noch eine lesbare PDF-Datei drin. Deine Empfänger können solche Rechnungen leichter ansehen, ausdrucken und archivieren.
Vorbereitungsplan für E-Rechnung
Der Gesetzgeber hat auch dafür gesorgt, dass E-Rechnungen schrittweise eingeführt werden. Ab Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland, dass sie im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können müssen. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronisch stellen und versenden. Ab Januar 2028 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz weniger als 800.000 Euro. Auch sie müssen dann an ihre Geschäftspartner ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellen und versenden.
Tabelle: Übergangsregelungen zur E-Rechnung in Deutschland
| Wann? | Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz unter 800.000 Euro | Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz über 800.000 Euro |
| Ab dem 1.1.2025 | Empfang-Pflicht im B2B | Empfang-Pflicht im B2B |
| Ab dem 1.1.2027 | Empfang-Pflicht im B2B | Empfangs-, Ausstellung- und Sendepflicht im B2B |
| Ab dem 1.1.2028 | Empfangs-, Ausstellung- und Sendepflicht im B2B | Empfangs-, Ausstellung- und Sendepflicht im B2B |
Wichtig! Bis zum 31. Dezember 2026 ist der Versand sonstiger Rechnungen (Papier, PDF per E-Mail) mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt.
Als nächster Schritt ist die Einführung des Umsatzsteuer-Meldesystems geplant. Hierfür gibt es jedoch noch keinen konkreten Zeitplan.
Auf E-Rechnung umstellen
Ab sofort kannst Du über Dein 3POS-Kassensystem elektronische Rechnungen erzeugen. Konkret heißt das, dass das 3POS-Kassensystem um die vorgeschriebene ZUGFeRD-Funktionalität erweitert wurde. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Damit sind alle neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Du kannst Deine Rechnungsabwicklung einfach und sicher digitalisieren.
Wichtig! Am besten wendest Du Dich zusätzlich an Deinen Steuerberater, um Dich besser auf die Umstellung auf die E-Rechnung-Pflicht vorzubereiten.
